企業的財務控制在業務規劃過程中很重要,以下將會先簡介企業在財務管理會涉及的術語, 例如損益預測、現金流動預測、有效的簿記稅和保險以及為你的業務籌集資金。
預測你在營運的過程中能達到的銷售額、實現你的業務目標會產生的成本以及你將獲得的利潤。企業應把這些數據記錄以作參考,並隨著業務的發展對它進行調整。
顧名思義,預測每個月進出銀行賬戶的現金變化。例如,你的客戶可能會在一個月後向你支付報價,而你可能會提前支付租金或保險費。同時,你亦需要支付必需的費用,例如材料或工資,因此在現金流量預測也需要為此進行預算。
現金流量預測可以幫助你評估資金流入和流出業務的時間, 其重要目的是揭示你的現金收入和支付之間的差距。它可以告訴你現時在手的資金是否能夠應付業務的經營, 如果預測資金將要透支, 需要借助額外的資金,透過現金流量預測, 你可以觀察到什麼時候你最有可能需要一筆額外的資金。除此之外, 由於收支時間的不同,企業在成長過程中需要更多現金是很常見的。
要使你的業務發展繁榮,除了上述為資金作預測外, 還有以下因素需要小心控制:
假若沒有好好把以上所有因素小心管理, 或取之平衡, 可能會發生過度交易問題。在許多中, 小型企業中, 他們的共同問題都是陷入“過度交易”。你的產品, 銷售越多, 意味著在你獲得銷售收入之前,你需要花費在購買材料和債務人上的錢越多。如果你的銷售數量太高,而你沒有足夠的營運資金水平來支撐,你的現金很有可能會花光, 這對你的業務來說會是十分災難性。由是觀之, 有盈利的業務和完整的訂單並不是唯一需要爭取的東西, 有足夠的可用現金也是必須。額外的資金可以幫助你的現金流,並可以避免過度交易時的陷阱。
另外, 按時收錢, 避免支付貸款或透支的利息費時使用額外資金; 檢查你的客戶支付能力, 在你向客戶提供信貸前,檢查他們是否能夠償還債務, 可透過銀行推薦信確保客戶支付能力; 列出你的交易條款, 例如說明你期望客戶付款的時間; 設置系統,在發票過期時向你發出提醒訊息。這些方法都能減低你的企業有財務控制不平衡, 或透支的問題發生。
記賬可以簡單定義為記錄企業財務交易的過程。企業的財務交易包括開銷售發票,記錄供應商發票,核對工資和支付顧問費用。因此無論在任何業務、規模的企業中,作為最低要求,你必須保留以下記錄有利於記賬時使用:
記賬系統一般有4種, 分別是專用系統, 分析現金簿系統, 複式簿記系統及電腦會計系統。企業需要根據業務的類型和規模來決定選用甚麼系統記錄你的資訊。假如你沒有會計背景,你不確定哪種方法最適合自己企業的需求,可以諮詢專業的業務顧問或會計師。